Anforderungen an TaxTech-Lösungen
Anforderungen an TaxTech-Lösungen am Beispiel von Sachzuwendungen
Veränderte Rahmenbedingungen
GoBS / GDPdU und GoBD geben den Takt vor
Bereits in den 1995 ergangenen „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ 1 finden sich Ausführungen zum Internen Kontrollsystem („IKS“) und dazu, dass die Beschreibung desselben zugleich Bestandteil der Verfahrensdokumentation ist. Ihre Fortsetzung erfuhren die GoBS in den 2001 veröffentlichten „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ 2 sowie schließlich in den im Jahr 2014 erschienenen GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ 3). Letztere wurden im November 2019 novelliert und an aktuelle IT-Entwicklungen angepasst. 4 Dabei beziehen sich die jeweiligen Anforderungen nicht nur auf die eigentlichen Kernsysteme der Buchführung, sondern betreffen grundsätzlich alle Systeme, die steuerlich relevante Daten erheben, erzeugen, speichern oder verarbeiten.
„Angebot an Steuerpflichtige“: Tax CMS
Mit Veröffentlichung des Anwendungserlasses zu § 153 AO 5 hat die Finanzverwaltung ihr Angebot zur Etablierung sogenannter Tax-Compliance-Management-Systeme („Tax CMS“) dargelegt. Das Bundesministerium der Finanzen nimmt darin eine Abgrenzung der rein steuerlichen Korrektur nach § 153 AO zur Selbstanzeige nach § 371 AO vor. Entsprechend kann ein Tax CMS ein Indiz gegen bedingten Vorsatz sein und damit zugunsten des Steuerpflichtigen wirken, indem die Anzeige als Korrektur gem. § 153 AO und nicht als Selbstanzeige nach § 371 AO gewertet wird. Entsprechend kann die Existenz eines Tax CMS bzw. korrespondierender Prozesse ein gewichtiges Argument darstellen und muss vom Betriebsprüfer bzw. der Bußgeld- und Strafsachenstelle bei der Würdigung entsprechender Sachverhalte ins Kalkül gezogen werden.
Von besonderer Relevanz ist dabei stets das steuerliche Kontrolldesign. So ist darauf zu achten, dass Komponenten wie eine Nutzerkontrolle, Plausibilitätsprüfungen, Vollständigkeitsprüfungen, ein Vier-Augen-Prinzip oder Freigabeschleifen eingeführt und umgesetzt werden. Konkrete Hinweise zur praktischen Ausgestaltung lassen sich dabei insbesondere den GoBD entnehmen.
Veränderungen bei der Finanzverwaltung
Die in weiten Teilen verschärften Rahmenbedingungen haben zugleich zu einer deutlichen Veränderung der Betriebsprüfungspraxis geführt. Dazu hat die „digitale Evolution“ auch in der Finanzverwaltung Einzug gehalten und die vermehrt vorliegenden digitalen Informationen werden längst mittels IDEA & Co. durchleuchtet. Weitere Entwicklungen wie der gezielte Einsatz von Risikomanagementsystemen sowie die Nutzung von künstlicher Intelligenz oder Machine Learning werden folgen. Dazu zeichnet sich derzeit noch ein weiterer Trend ab. Betriebsprüfer stellen vermehrt Fragen zu steuerlichen Prozessen, Kontrollen und den zugehörigen Prozessdokumentationen.
Die Prüfungshandlungen der Finanzverwaltung sind hier in Teilen mit denen der Wirtschaftsprüfer vergleichbar. Dabei werden einzelne Prozesse und die zugehörigen IT-Systeme (Vor- und Kernsysteme) auf ihre systematische Funktionalität sowie das Vorhandensein von Kontrollen hinterfragt und ggf. von speziell hierfür ausgebildeten Prüfern validiert.
Anforderungen an innerbetriebliche (Neben- und Vor-) Systeme
am Beispiel der Besteuerung von Sachzuwendungen
Mit Blick auf die verschärften Anforderungen und veränderten Rahmenbedingungen stellt sich die Frage, was Software leisten muss, um in diesem Umfeld zu bestehen. Die entsprechenden Anforderungen an TaxTech-Lösungen sollen nachfolgend am Prozess zur Besteuerung von Sachzuwendungen aufgezeigt werden.
Welche Systeme sind relevant?
Gegenstand einer steuerlichen Außenprüfung, so auch die GoBD, sind die nach außersteuerlichen und steuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen und die nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen; vereinfacht kann hier auch von sog. „steuerlich relevanten Daten“ gesprochen werden. Diese finden sich dabei nicht ausschließlich innerhalb der buchhalterischen Kernsysteme (z.B. SAP FI, DATEV etc.), ganz im Gegenteil. So sind auch Vor- oder Nebensysteme wie Kassensysteme, Warenwirtschaftssysteme, Systeme zur Zeiterfassung, Dokumenten-Managementsysteme oder Reisekostenabrechnung in die Betrachtung einzubeziehen. Im Rahmen der Besteuerung von Sachzuwendungen ist der Fokus sowohl auf Finanz- und Lohnbuchhaltungssysteme aber auch auf Einkaufs- und Reisekostensysteme zu legen.
Generische Vorgaben der GoBD
Die Abgabenordnung, konkretisiert durch die bereits erwähnten GoBD, erhebt zahlreiche Anforderungen an die Prozessgestaltung und damit das steuerliche IKS. Nachfolgend sollen drei wesentliche Anforderungen im Kontext der Besteuerung von Sachzuwendungen näher beleuchtet werden. Vollständigkeit Alle Sachzuwendungen sind einzeln und vollständig aufzuzeichnen. Insbesondere bei häufig auftretenden Sachverhalten wie Geschenken, Bewirtungen oder auch kleineren innerbetrieblichen Veranstaltungen stoßen hier manuelle Prozesse jedoch zumeist rasch an ihre Grenzen. So fordert die Finanzverwaltung in den GoBD, dass die „vollständige und lückenlose Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle durch ein Zusammenspiel von technischen (einschließlich programmierten) und organisatorischen Kontrollen (z.B. Erfassungskontrollen etc.)“ sicherzustellen ist. Dazu zählen Plausibilitätskontrollen bei Dateneingaben, inhaltliche Plausibilitätskontrollen, automatisierte Vergabe von Datensatznummern, Lückenanalyse oder Mehrfachbelegungsanalyse bei Belegnummern. Der Einsatz von Office-Produkten wie Excel kann diesen Anforderungen kaum entsprechen, da die Erfüllung diverser Anforderungen (Protokollierung von Änderungen, konsistente Datenhaltung etc.) nicht gewährleistet ist. Einen Mehrwert bieten hier systemgestützte TaxTech-Lösungen, welche über automatisierte Kontrollen die Vollständigkeit und Lückenlosigkeit der Erfassung sicherstellen.
Unveränderbarkeit der Daten
Nach § 146 Abs. 4 AO darf eine Buchung oder Aufzeichnung nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Dazu dürfen keine Veränderungen vorgenommen werden, die keinen Rückschluss darauf zulassen, ob sie ursprünglich oder erst später initiiert wurden, so auch die GoBD. Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss entsprechend Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen (eben auch zu Sachzuwendungen), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden, nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können.
Die Erfassung jeglicher Daten sollte mithin so erfolgen, dass im Nachhinein festgestellt werden kann, welchen Inhalt die ursprüngliche Erfassung hatte. Mit anderen Worten, Veränderungen müssen auch im Nachhinein nachprüfbar bleiben. Auch für diesen Aspekt werden entsprechende Kontrollen gefordert und sind vom Steuerpflichtigen nachzuhalten. Technisch lässt sich dies durch automatische Änderungsprotokolle in Systemen (sog. Logs) umsetzen. Diese sind stets so zu implementieren, dass die Protokolle im Hintergrund ablaufen und nicht manuell verändert werden können.
Ordnung
Die Zuordnung von Belegen zur Buchung und umgekehrt kann auf vielfältige Weise erfolgen. So etwa kann durch die Vergabe von eindeutigen Identifikationsmerkmalen wie Nummern oder Barcodes ein eindeutiger Bezug hergestellt werden. Auch besteht in modernen Systemen die Möglichkeit, den Beleg an die entsprechende Buchung „anzuheften“, um von der Buchung direkt auf den Beleg zugreifen zu können. Alternativ lässt sich vom Beleg auf die zugehörige Buchung verlinken. Gerade im Bereich der Sachzuwendungen, für deren steuerliche Beurteilung häufig Sekundärdokumente wie Einkaufsrechnungen oder anderweitige Dokumentationen (Teilnehmerlisten, Flyer etc.) benötigt werden, kann eine elektronische Verknüpfung zu nicht unerheblichen zeitlichen Einsparungen und damit zugleich zu einer deutlichen Erhöhung der Usability führen.
Compliance dank Software
Steuerliches Regelwerk
Ausgehend von den generischen Vorgaben der GoBD hat eine geeignete Software die bestehenden steuerlichen Vorgaben korrekt und widerspruchsfrei abzubilden. Die zentrale Vorschrift im Kontext von Sachzuwendungen bildet § 37b EStG, die Pauschalierung der Einkommensteuer bei Sachzuwendungen. Dabei ist eine Pauschalierung regelmäßig ausgeschlossen, soweit (1) die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr oder (2) die Aufwendungen für die einzelne Zuwendung einen Betrag von 10.000 € übersteigen. Daneben bietet das Einkommensteuergesetz jedoch noch weitere Pauschalierungsmöglichkeiten sowie auch unzählige Freigrenzen und Freibeträge. Das Beispiel „Betriebsveranstaltungen“ illustriert die steuerliche Komplexität. Neben der Pauschalierung der Lohnsteuer in besonderen Fällen nach § 40 EStG gilt es stets auch einen Freibetrag von 110 € je Mitarbeiter in die Betrachtung einzubeziehen. So ist es kaum verwunderlich, dass viele Unternehmen an der Überwachung der steuerlichen Grenzen scheitern. Mehr noch: Aufgrund der fehlenden Nachweismöglichkeit verzichten Unternehmen teilweise sogar auf die Anwendung von Freigrenzen wie zum Beispiel der 44-€-Grenze für Sachbezüge.
Datenerfassung
Bereits bei der Datenerfassung sollte eine intuitiv bedienbare Lösung gewährleisten, dass alle zur steuerlichen Beurteilung von Sachzuwendungen erforderlichen Daten vollständig und korrekt in die weiteren Berechnungen eingehen und dies ohne steuerliches Hintergrundwissen. Dazu müssen von Beginn an alle erforderlichen Dokumentationsmechanismen ineinandergreifen. Die Übersetzung der fachlich erfassten Daten in steuerlich bewertbare Sachverhalte ist letztlich durch das in der Lösung hinterlegte steuerliche Regelwerk zu gewährleisten.
Abbildung 1: CITAX NG Erfassung Zuwendung Stammdaten
Ein möglichst einfach gestaltetes User-Interface (UI) mit thematisch getrennten Eingabemasken sollte den Anwender Schritt für Schritt durch einzelne Datenbereiche leiten und dies idealerweise, ohne dabei überfrachtet zu wirken. Moderne Web-Applikation haben stets die sogenannte User-Experience (UX) im Fokus, verbunden mit dem Ziel einer möglichst hohen Akzeptanz. Auch Technologien wie „Intelligent Algorithms“ oder „Machine Learning“ werden nach und nach Einzug in entsprechende Lösungen halten und insbesondere zur Erkennung und Sammlung von Daten genutzt.
Workflow
Gerade im Kontext der Erfassung steuerlicher Sachverhalte durch steuerliche „Laien“ bietet sich ein systemgestützter Workflow an. Über diesen sollten, abhängig von Kriterien wie etwa Sachverhaltstypen, Wertgrenzen usw., stets unterschiedliche Prüf- und Freigabe-Pfade vorgeschlagen werden. Hierüber lässt sich schließlich auch ein „Vier-Augen-Prinzip“ nebst Freigabeverfahren (Freigabe des Vorgesetzen, Überprüfung der Steuerabteilung usw.) etablieren und damit die Tax Compliance nachhaltig sicherstellen.
Systemintegration und Schnittstellen
Um im Unternehmen einen kompletten End-to-End-Prozess im Bereich der Besteuerung von Sachzuwendungen abzubilden, spielt vor allem die Implementierung von Schnittstellen eine wesentliche Rolle. Dabei gilt: Je tiefer man sich mit einer Software-Lösung in eine bestehende Systemlandschaft integriert, desto höher ist regelmäßig die steuerlich vollständige Prozessabdeckung. Die Prozesskette sollte vom Belegeingang über die Belegprüfung bis hin zur elektronischen Archivierung und späteren Bereitstellung für die Finanzverwaltung reichen und sich möglichst nahtlos in das bestehende IT-Ökosystem wie ERP-Systeme oder elektronisches Archivsystem einbetten. Dazu sollten die Zielsysteme wie Buchhaltung oder Entgeltabrechnung automatisiert mit den entsprechenden Daten bestückt werden. Schließlich sollte das System über entsprechende Auswertungsmöglichkeiten verfügen, die letztlich auch im Zuge des Datenzugriffs der Finanzverwaltung bereitgestellt werden können.
Verfahrensdokumentation
Für die im Rahmen der Besteuerung von Sachzuwendungen eingesetzten Systeme nebst den implementierten Schnittstellen ist eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation vorzuhalten, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Ziel sollte es sein, dem Prüfer – als sachverständigem Dritten – einen Überblick über das System zu ermöglichen und einen Einblick zu verschaffen, wie die steuerlich relevanten Vorgänge verarbeitet werden.
Abbildung 2: CITAX NG Workflow
Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Die Anbieter der Software liefern entsprechende Dokumentationsbestandteile üblicherweise mit. Diese sollte dann zugleich als Grundlage für Schulungen der mit dem System betrauten Mitarbeiter genutzt werden. Darüber hinaus bedarf es jedoch regelmäßig einer individuellen Ergänzung und Anpassung der Verfahrensdokumentation an die unternehmensindividuellen Besonderheiten wie etwa Belegprüfung, Archivierung oder Bereitstellung für Zwecke des Datenzugriffs.
Fazit
Die Digitalisierung ist in aller Munde und betrifft nahezu jeden Bereich des wirtschaftlichen Lebens. Da ist es kaum verwunderlich, dass auch im steuerlichen Umfeld die Anforderungen an die Prozesse und IT-Systeme wachsen. Hinzu kommt, dass die Finanzverwaltung ihrerseits die Rahmenbedingungen sukzessive verschärft und auch die „Digitale Betriebsprüfung“ den Druck zur Veränderung auf die Steuerpflichtigen erhöht. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels unterstützen IT-Systeme, die nahtlos in die bestehende Prozesslandschaft integriert sind, die Steuerabteilungen bei der Bewältigung und steuerlichen Beurteilung von Massensachverhalten und schaffen so die erforderliche Tax Compliance.
Abbildung 3: Prozess- und Systemintegration
Quellen
1 BMF vom 07.11.1995 – IV A 8 – S 0316 – 52/95, BStBl. I 1995 S. 738.
2 BMF vom 16.07.2001 – IV D 2 – S 0316 – 136/01, BStBl. I 2001 S. 415.
3 BMF vom 14.11.2014 – IV A 4 – S 0316 - 13/10003, BStBl. I 2014 S. 1450.
4 BMF vom 28.11.2019 – IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl. I 2019 S. 1269; zu den Neuerungen vgl. ausführlich Groß, Rethinking Tax 1/2020 S. 50.
5 BMF vom 23.05.2016 – IV A 3 – S 0324/15/10001, BStBl. I 2016 S. 490.
Ralph Schmieder, der Autor dieses Beitrags, verantwortet den Bereich Tax Solutions der DCCS und ist erster Ansprechpartner für IT-Lösungen und Projekte im Steuerumfeld.
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