UX-Design: Ganz schön wirtschaftlich

Userzentrierung macht sich bezahlt

Dass eine hervorragende User Experience essentiell für zukunftsfähige Applikationen ist und die Bedienung für Anwender erleichtert, ist unbestritten. UX liefert jedoch wesentlich mehr. Es beschleunigt Prozesse, reduziert Schulungsaufwände, erhöht die Akzeptanz bei den Usern, unterstützt in der Fehlervermeidung und hat somit für Unternehmen auch maßgebliche monetäre Vorteile. Um diese Vorteile vollständig zu realisieren, bedarf es der Begleitung durch UI/UX Experten im gesamten Umsetzungsprozess eines Projekts.

Userzentrierung

Warum und wie?

Bei UX, also der User Experience, geht es darum, Applikationen aus Sicht des Benutzers zu verstehen und zu verbessern. Arbeitsabläufe können optimiert und vereinfacht werden. Unnötige Details werden ausgeblendet und Workflows werden rollenspezifisch genau auf den Benutzer zugeschnitten.

Letzten Endes gibt es nur eine Person, die die Anforderungen und Wünsche des Benutzers wirklich kennt, und das ist der Benutzer selbst. Weder der Project Owner seitens des Kundens, noch der des Umsetzungspartners, noch ein gegebener Fachbereich kennen genau die Wünsche und Probleme, die bei Nutzern im Alltag auftauchen können. Hier kommt ein UX-Experte an Bord: Er kümmert sich darum, direkt mit dem Benutzer zu sprechen, um jeglichen Pain Point in der Anwendung oder dem Prozess, egal ob diese aktuell analog oder digital erfolgen, herauszufinden und diese Punkte zu beheben.

Fragen und Themen, die oftmals einfache Verbesserungen ermöglichen:

Welche Dinge brauche ich absolut jeden Tag?
Welche Prozesselemente fühlen sich unnötig an?
Welche Schritte bremsen meinen Workflow?
Welche wiederkehrenden Vorgänge können automatisiert werden?
Welche Inhalte, Daten und Funktionen brauche ich wirklich?
uvm.

Die oben aufgezählten Punkte sind nicht aus einer Spezifikation oder einem Lastenheft zu entnehmen, auch kann ein Project Owner diese selten selbst beantworten. Werden die Benutzer nicht einbezogen, werden Applikationen auch nicht userzentriert designt und entwickelt.

Vom überladenen Excel-Sheet zur userzentrierten Anwendung

Best Practice

In vielen Bereichen trifft man auch heute noch auf manuelle Prozesse und Mitarbeiter, die täglich mit überladenen und unübersichtlichen Excel-Sheets arbeiten. An so einem Beispiel – in unserem Fall das Tracking einzelner Container in einem automatisierten Lagersystem – zeigen wir welche Vorteile durch professionelles UX-Design erreicht werden.

In der Regel läuft das System vollautomatisiert und braucht kaum menschlichen Input. Kommt es jedoch zu Fehlern, beginnen Lagermanager mit der aufwändigen Suche. So zum Beispiel, wenn ein Container von einem Förderband gefallen ist. In dem eingesetzten Excel war die Übersicht der Container mit so vielen Informationen wie möglich bepackt, selbst das letzte Bearbeitungsdatum des Containers, das zu 99% ident mit dem Erstellungsdatum ist, wurde klar leserlich, wenn auch in Spalte 54, dargestellt. Auch weitere Informationen wurden dem Excel nach und nach hinzugefügt, ohne zu hinterfragen, ob diese sinnvoll und notwendig sind. Dies führte zu einem völlig unübersichtlichen und überladenen Excel-Sheet, mit dem gearbeitet werden musste:

Um den Usern zukünftig ein effizientes Arbeiten zu ermöglichen – beispielsweise die Suche der verloren gegangenen Container zu beschleunigen - eruierte unser UX-Designer die Anforderungen und Ziele der Benutzer als Basis für eine UX-optimierte Applikation:

In einer Liste von Bestellungen soll auf den ersten Blick ersichtlich sein, welche fehlerhaft sind
Die Inhalte der Bestellung sollen sofort einsehbar sein
Verloren gegangene Bestellposten sollen unverzüglich an die Picking Station, also den Ort, an dem bestellte Güter aus dem Container und in einen Verpackungskarton gepackt werden, geschickt werden können
Der letzte bekannte Ort eines verloren gegangenen Containers soll schnell auffindbar sein, um ihn im Lager zu finden

Der ursprüngliche Workflow

Auch der bisherige Prozess wurde gemeinsam beleuchtet. Dies zeigte Optimierungspotential einiger Prozess-Schritte auf, beispielsweise jener, die sich bisher wie folgt gestalteten:

Fehlerhafte Bestellungen mussten spezifisch gesucht werden, es gab keine produktive Meldung zu einem Problem
Die Bestellnummer war nicht direkt mit dem Container ersichtlich, man musste also zuerst den fehlerhaften Container in einer Liste finden, dort in den Details die Bestellnummer auswählen und kopieren, zusätzlich musste die Picking Station notiert werden
Die kopierte Bestellnummer musste in einer separaten Ansicht eingefügt werden, um zur gewünschten Bestellung zu kommen
Die einzelnen Artikel der Bestellung mussten Stück für Stück in eine CSV Datei exportiert werden
Diese CSV Datei wurde in einer eigenen Ansicht wieder importiert, welche nun Vorschläge brachte, diese Artikel neu zu versenden
Die Ziel-Picking-Station musste dann wieder händisch im Dialog eingegeben werden.
Der neue Container war nun am Weg, der alte ging jedoch einfach im System verloren

Durch das permanente Kopieren und Einfügen sowie den CSV Export wurde der Workflow nicht nur am Desktop sehr langsam, sondern er wurde mobil praktisch unmöglich und mit Handschuhen im Lager war eine Bedienung von vornherein ausgeschlossen. Durch das Laden von unnötigen Zusatzinformationen im System und der aufwändigen Suche, benötigte der Anwender durchschnittlich 8 Minuten, um den Fehler zu finden.

Der neue, userzentrierte Workflow

In der neuen Applikation wurde der Workflow userzentriert gestaltet und sieht folgendermaßen aus:

Die Übersicht von Containern, sowie Bestellungen, sondert fehlerhafte Transporte proaktiv aus und zeigt diese oberhalb der erfolgreichen, regulären Transporte
Mit einem Klick werden fehlerhafte Daten hervorgehoben, darunter befindet sich direkt die Option “Fehlerhafte Elemente erneut zustellen”

Mit diesen Optimierungen wurde der Prozess von 8 Minuten auf durchschnittlich 12 Sekunden verkürzt. Bei durchschnittlich 7 Fehlern pro Stunde wurden somit 7,28 Stunden pro Tag eingespart, mit anderen Worten: Ein Mitarbeiter, der sich den ganzen Tag um das Lösen der Fehler gekümmert hat, kann jetzt eine komplett andere Tätigkeit durchführen. Das spart dem Unternehmen jährlich einen beträchtlichen 5-stelligen Betrag.

Doch nicht nur der zeitliche Aufwand ist gesunken: Durch automatisierte Prozesse wurden gleich mehrere Fehlerquellen ausgeschlossen, z.B. Falsche Besteller/Picking Station kopiert, falsche CSV hochgeladen, was zu weitaus weniger Frustration bei den Anwendern der Applikation geführt hat. Gleichzeitig ist der Schulungsaufwand von 2 Tagen auf 2 Stunden gefallen, und die Applikation ist jetzt beinahe vollumfänglich mobil bedienbar.

Dieses Beispiel zeigt, wie vielfältig die Vorteile von professionellem UX-Design sind und dass sowohl Anwender als auch Prozesse und Unternehmen davon profitieren.

Professionelles UX-Design führt dazu, dass:

Die Benutzer und ihre Wünsche in den Vordergrund gestellt werden
Strukturen der Applikationen vereinfacht werden
Masken und Darstellungen bereitgestellt werden, die nur konkret benötigte – beispielsweise auch rollenbasierte - Informationen enthalten
Mitarbeiter entlastet und in ihrer täglichen Arbeit optimal unterstützt werden
Die Akzeptanz einer neuen Applikation signifikant erhöht wird
Fehler in der Bedienung reduziert werden
Kosten gesenkt werden

Die Vorteile von UX realisieren

Je besser und früher nutzerzentriertes Denken im gesamten Projektprozess, vom Projekt Owner bis zum Frontend Entwickler, angewendet wird, desto besser ist das Ergebnis für die Benutzer und das Unternehmen. Deswegen binden wir unser UI/UX Team bereits von Beginn an ein und stellen so die Userzentrierung über die gesamte Projektlaufzeit sicher. Unsere Kunden können somit die Vorteile von UX, sowohl aus Anwender- als auch wirtschaftlicher Sicht voll realisieren.

Wenn auch Sie von professionellem UX-Design profitieren wollen, freuen wir uns darauf, Sie dabei zu unterstützen.

Kontakt Christof Thoma

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