Digitalisierung des Quellensteuer-Prozesses

Next step auf dem Weg zur digitalen Tax Compliance

Die Tax Compliance sicherzustellen, ist eine der großen Aufgaben der Steuerverantwortlichen. Tax Technology ist das digitale Instrument, das dabei unterstützt, steuerliche Sachverhalte transparent abzuwickeln und revisionssicher zu dokumentieren. Während manche Steuern schon lange im Fokus der TaxTech Lösungen und der Steuerabteilungen sind, blieb die Quellensteuer vielfach unbeachtet. Seit jedoch die Betriebsprüfer die Quellensteuerabführung ins Visier nehmen, sind digitale Lösungen für die Abwicklung komplexer Quellensteuersachverhalte gefragt.

WITAX

Die TaxTech-Lösung zur durchgängig digitalen Abwicklung quellensteuerrelevanter Sachverhalte nach § 50a EStG


Mit WITAX steht den Steuerabteilungen eine SAP-integrierte Quellensteuer-Lösung zur Verfügung, die dabei unterstützt, auch im Quellensteuerbereich die Tax Compliance sicherzustellen. Mit WITAX haben wir eine TaxTech Lösung umgesetzt, die:
 

  • den gesamten Quellensteuerprozess digitalisiert  
  • die Identifikation quellensteuerrelevanter Belege des gesamten Purchase to Pay Prozesses weitestgehend automatisiert
  • mit einem algorithmusgestützten Entscheidungsbaum die Bewertung automatisiert  
  • die Würdigung und das Meldewesen erleichtert

WITAX bildet den gesamten Prozess der Quellensteuerabwicklung ab

Automatische Identifikation quellensteuerrelevanter Belege

Bisher waren in vielen Unternehmen 3-4 Personen involviert, um festzustellen, ob ein Beleg quellensteuerrelevant ist. Dies quartalsweise für 1.000 oder mehr Belege durchzuführen, verursachte erheblichen Aufwand, bis jene ca. 70 Belege gefunden wurden, die tatsächlich quellensteuerrelevant waren.

WITAX importiert Belege direkt aus dem SAP System (SAP FI und SAP MM-Modul), sucht automatisch nach quellensteuerrelevanten Belegen, stellt selbständig den Auslandsbezug fest und filtert nach vielen weiteren Entscheidungskriterien, die auch kundenspezifisch gestaltet werden können. So werden nicht nur die Steuerabteilungen entlastet, sondern auch alle Abteilungen, wie Einkauf, Marketing oder Vorstandsbüro, die früher die Fragen der Steuerkollegen beantworten mussten. Auch das mühsame und fehleranfällige Exportieren und Importieren von Listen und Belegen, sowie das Mailen von Fragen und Tabellen fällt nun weg. 

Selbständige Beurteilung und Analyse quellensteuerrelevanter Belege

Bisher gab es in vielen Unternehmen keine vollständige und compliancegerechte Würdigung und keinen aktuellen Überblick zu quellensteuerrelevanten Sachverhalten. Vielfach wussten Unternehmen nicht, ob sie zu viel oder zu wenig Quellensteuer bezahlt haben und Einkäufer konnten nicht beurteilen, ob überhaupt Quellensteuer zu bezahlen ist, weil dies ja auch nicht ihr Kompetenzbereich ist.

WITAX ermöglicht die transparente, nachvollziehbare und revisionssichere Bewertung quellensteuerrelevanter Belege. Dazu nutzt WITAX einen Algorithmus, der Anwender mit einfachen, gut verständlichen Fragen durch einen digitalen Entscheidungsbaum führt. Ergebnis dieses Bewertungs-Prozesses ist die automatisch ermittelte, korrekte Beurteilung der Belege.

Wiederkehrende Rechnungen erkennt das System, bewertet sie automatisch und ermittelt Steuerkennzeichen und Steuersatz. Die Würdigung der Belege erfolgt beim Einsatz von WITAX in einem digitalen, logisch aufgebauten und durchgängigen Prozess. Dabei wird der Zahlungslauf gestoppt, bis die finale Quellensteuerbewertung erfolgt ist. Bei der Bewertung werden auch Freistellungsbescheinigungen direkt im System berücksichtigt. Neben der umfassenden Abbildung von Sonderfällen im Entscheidungsbaum bietet WITAX mit der integrierten Chatfunktion auch die Möglichkeit, offene Punkte direkt mit Steuerexperten im Unternehmen oder mit dem externen Steuerberater zu klären. Dank der modularen Gestaltung der Lösung ist diese auch um unternehmensspezifische Anforderungen erweiterbar.

Digitales Meldewesen und Reporting

Bisher erfolgte die Quellensteueranmeldung in vielen Unternehmen durch die Abgabe manuell befüllter Formulare im CSV-Format. Auch die Ausstellung der Steuerbescheinigungen für alle Vertragspartner erfolgte vielfach hochgradig manuell.

WITAX berechnet auf Knopfdruck den korrekten Betrag, der zur Quellensteuer angemeldet werden muss. Auch die Ausstellung der Steueranmeldung für das Finanzamt und der Steuerbescheinigungen für Vertragspartner erfolgt automatisch. Selbst für Sonderfälle sind die richtigen Steuersätze und Grenzwerte in WITAX hinterlegt.

WITAX überzeugt im gesamten Prozess

WITAX unterstützt Steuerabteilungen bei der Sicherstellung, dass:
 

  • alle Sachverhalte mit Quellensteuerbezug korrekt gewürdigt werden
  • alle Steuerbescheinigungen automatisch erstellt und versandt wurden
  • die Freistellungsbescheinigungen (FSBs) aktuell sind
  • die Meldungen an das Finanzamt vollständig, korrekt und fristgerecht erfolgt sind
  • die Steuerbescheinigungen für alle Vertragspartner korrekt ausgestellt und in WITAX hinterlegt wurden
  • WITAX erleichtert aber auch allen Abteilungen, die mit der Prüfung der Quellensteuerrelevanz viel Zeit verbringen, die Beantwortung der Fragen, die in diesem Zusammenhang von der Steuerabteilung gestellt werden: Vertrieb, Marketing, HR, Vorstandsbüro sind nur einige, die quellensteuerrelevante Einkäufe tätigen und durch WITAX entlastet werden.
Kontakt Ralph Schmieder

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