Digital Procurement - Wie eine erfolgreiche Umsetzung gelingt

Step by step vorgehen
Der erste Schritt zum Digital Procurement ist, eine Vision für die Digitalisierung des Einkaufs zu entwickeln. Die zentrale Frage dabei: Wie kann der Einkauf die Vision und Ziele auf Unternehmensebene langfristig unterstützen und welchen zusätzlichen Mehrwert trägt er dazu bei? Dann gilt es, den Reifegrad der Organisation zu bestimmen, die Prozesse und den Datenbestand zu analysieren sowie die Tool-Landschaft zu durchleuchten. Erst nach einer gründlichen Analyse können die Optimierungspotenziale sowie die Systeme und Tools zur Zielerreichung bestimmt werden.

Prozesse durchleuchten
Blickt man in die Vergangenheit, wird klar, dass sich viele Unternehmen bereits vor 20 Jahren auf die Digitalisierung von Prozessen konzentriert haben. Dabei wurden zuerst jene Abläufe verbessert, die den Mitarbeitern und der Organisation die größten Probleme bereiteten und mit denen man den höchsten Mehrwert schaffen konnte. Nach unseren Erfahrungen sind das jene Prozesse, welche die Zusammenarbeit innerhalb der Organisation sowie mit Lieferanten und Kunden betreffen. Gerade in größeren Unternehmen erleben wir oft, dass die einzelnen Stakeholder entlang der Beschaffungsprozesse innerhalb ihrer Abteilung gut eingeschliffene, IT-gestützte Prozesse, in der domänenübergreifenden Zusammenarbeit jedoch Optimierungspotenzial haben. Man könnte meinen, dass sich das Thema mit Collaboration-Tools einfach optimieren lässt. Das ist aber zu kurz gegriffen und schöpft die Potenziale von Digital Procurement bei weitem nicht aus.

Prozesse neu denken
Gerade im Einkauf sind viele repetitive Vorgänge zu finden, welche die Einkäufer von ihren Kernaufgaben abhalten. Darin verbirgt sich erfahrungsgemäß viel Automatisierungspotenzial, um unnötigen Aufwand, wie beispielsweise Mehrfacheingaben von Daten, zu vermeiden. Mit Hilfe von modernen Technologien wie Robotic Process Automation können hier kurzfristig gute Erfolge erzielt werden.
Noch mehr Mehrwert lässt sich schaffen, wenn man nicht die aktuellen Prozesse digitalisiert, sondern diese auf Basis aktueller Technik und Nutzung von Netzwerken gänzlich neu denkt.

Zusammenarbeit mit Lieferanten forcieren
Die Lieferketten werden zunehmend globaler und zugleich vernetzter. Daher müssen Lieferanten in die Prozess- und Tool-Landschaft integriert werden. Die Einbindung und das Etablieren des Lieferanten-Managements kann die Sourcing-Prozesse enorm beschleunigen und optimieren sowie die Wertschöpfung entlang der gesamten Supply-Chain erhöhen. Ziel ist eine ganzheitliche 360-Grad-Sicht auf Lieferanten unter Einbeziehung interner Datenquellen, etwa aus Produktion und After Sales, sowie externen Quellen wie Finanzkennzahlen oder warengruppenspezifische Markt-informationen.

Datenschätze heben
Nahezu jedes Unternehmen besitzt Informationen und Erfahrungen aus der Vergangenheit. Leider sind diese oft in Daten-Silos verborgen und daher nicht einmal bekannt. Die Herausforderung liegt darin, diese Datenschätze zu heben und für alle im Unternehmen verfügbar zu machen. Daten werden zum „Gold des digitalen Zeitalters“, indem man sie in neue Prozesse und Tools integriert.

Roadmap erstellen
Die Roadmap zum Digital Procurement orientiert sich an den Erkenntnissen der vorigen Phasen. Die Priorisierung erfolgt anhand der Impacts aus den Analyseerkenntnissen. Wichtig dabei ist, dass keine Aktivität die zukünftigen Schritte einschränken darf und eine kurzfristige Entscheidung nicht die Erreichung der Ziele aus der Vision einschränkt. Wir empfehlen daher bei der Systemauswahl nicht auf monolithische, sondern auf spezialisierte Systeme, die Ihre Prozesse optimal unterstützen, zu setzen und darauf zu achten, dass diese einen kontinuierlichen Datenaustausch unterstützen.

Agile Implementierung
Für die Implementierung der neuen Lösungen haben sich die agilen Methoden der Softwareentwicklung bewährt. Ein interdisziplinäres Team arbeitet in kurzen Sprints (zwei Wochen) an der Umsetzung des Projekts. Nach jedem Sprint wird eine Feedbackschleife eingezogen und das weitere Vorgehen angepasst. Ziel ist es, innerhalb möglichst kurzer Zeit ein Minimum Viable Product (MVP) für den gesamten Prozess zur Verfügung zu stellen. Daraus werden die wesentlichen „Pains“ adressiert und ein Großteil des Mehrwerts generiert. In späteren Iterationen nutzt man die Erkenntnisse des Live-Betriebs, um das MVP weiterzuentwickeln.

Faktor Mensch im Fokus
Im Mittelpunkt der Transformation zum Digital Procurement stehen die beteiligten Personen innerhalb der eigenen Organisation und bei den Lieferanten. Die Schmerzpunkte der Mitarbeiter und deren Anteil an nicht-wertschöpfenden Tätigkeiten zeigen das Änderungspotenzial auf, das durch die Transformation erschlossen werden kann. Wesentlich ist, dass die Mitarbeiter die Vorteile der Digitalisierung erkennen, um motiviert daran mitzuarbeiten und die Projekte erfolgreich zu machen. Es geht darum, die Komfortzone zu verlassen und Prozesse neu zu denken. Interaktion und Zusammenarbeit stehen im Vordergrund. Berücksichtigt man die Anforderungen und Ideen der Mitarbeiter, kann der größte Mehrwert generiert werden. Digitale Transformationsprojekte betreffen aber nicht nur die eigene Belegschaft, sondern alle am Gesamtprozess Beteiligten – vom Lieferanten bis zum Kunden.

Digital Procurement erfordert Kulturwandel
Für erfolgreiche und nachhaltige Digitalisierungsprojekte müssen sich die Mitarbeiter mit den angestrebten Lösungen identifizieren und in ihnen Verbesserungen sehen. Je besser es gelingt, alle am Prozess beteiligten Personen zu vernetzen und in die Wertschöpfungskette einzubinden, desto größer wird der Erfolg des Projekts sein. Wir sehen die Reise zum Digital Procurement als Evolution und nicht als Revolution. Als Evolution, die auf Optimierung auf Basis von Erfahrungen und Wissen der Mitarbeiter setzt und einen ganzheitlichen Ansatz verfolgt. Denn konzentriert man sich nur auf Tools, Technik und Hypes, wird das kaum zum Ziel führen.

Markus Vodesek, der Autor dieses Beitrags, ist Manager Procurement Solutions DCCS, begleitet Kunden bei der erfolgreichen Umsetzung von Digitalisierungsprojekten im strategischen Einkauf.