Lieferauskunft-Portal

Toyota Frey
Toyota Frey ist ein Familienunternehmen, das den Generalimport für die Marken Toyota und Lexus, aber auch das Retail-Geschäft mit rund 140 Händlern und Werkstätten in ganz Österreich umfasst. Im Neuwagenverkauf kam bisher ein Serverportal zum Einsatz, das den Händlern einen gesicherten Zugang zum Bestellsystem für Neufahrzeuge, aber auch Ersatzteile, ermöglichte. „Das IBM AS/400-basierte System funktionierte stets zuverlässig. Ergänzend suchten wir nach einer Lösung, um den Prozess der Lieferauskunft weiter zu vereinfachen und zu beschleunigen“, beschreibt Mag. Felix Losan, Leiter IT & Organisation Toyota Frey Austria, die bisherigen Abläufe.

Gesucht: Modernes Informationsportal
„Wir nahmen mehrere Lieferanten in die engere Auswahl. Und entschieden schlussendlich für DCCS. Der IT-Spezialist brachte nicht nur Erfahrung mit der AS/400-Plattform mit, sondern auch Kompetenz im Bereich Webdesign und mobile Applikationen. Wichtig war für uns, die Einbindung unserer Händler. Wir diskutierten Ideen, tauschten Feedback aus und klärten auch grundsätzliche Fragen, zur Daten-Darstellung. Klares Ziel war, ein benutzerfreundliches, selbsterklärendes System, das ohne viel Schulungsaufwand funktioniert, zu entwickeln“, so Losan.

Der Weg: Vom Dummy zur Endversion
Innerhalb kürzester Zeit konnte DCCS eine praxistaugliche Web-Portallösung bereitstellen, welche zu Testzwecken bei ausgewählten Händlern eingesetzt wurde. Nach Abschluss der Testphase wurde das Feedback eingearbeitet und der österreichweite Rollout konnte planmäßig im März nach nur wenigen Monaten Entwicklungszeit umgesetzt werden. „Die Zusammenarbeit mit DCCS hat sehr gut funktioniert, unser Ansprechpartner und das Entwicklungsteam haben stets rasch und flexibel reagiert, etwa um kurzfristige Verbesserungen oder Wünsche umzusetzen. Das Projektmanagement, das auf Zuruf klappte, hat uns voll überzeugt, ebenso das Feedback von DCCS zur Optimierung der Lösung – das ist in Entwicklungsprojekten wesentlich“, meint Losan.

Gelungene Digitalisierung der Lieferauskunft
Das neue Portal, das auf der Webseite von Toyota Frey Austria verfügbar ist und vom Unternehmen selbst verwaltet wird, freut Händler wie auch Kunden, weil sie rascher an die gewünschten Informationen kommen. Nach der Anmeldung sieht der Verkäufer sofort, ob ein bestimmtes Fahrzeug im eigenen Lagerbestand, bei anderen Händlern oder im Importeurlager verfügbar ist. Bei Werksbestellungen zeigt das System den exakten Liefertermin an. Mit Filtern (wie Fahrzeugfarbe, Motorisierung, Ausstattung etc.) kann die Suche gezielt gesteuert und die Ergebnisliste nach Lieferdatum sortiert werden. Ist ein Fahrzeug ausgewählt, kann man sich zusätzlich Standort, Kontaktdaten des Händlers und Preisinformation anzeigen lassen – oder auch Alternativen, die für den Kunden kurzfristiger verfügbar sind.
„Ein großer Vorteil ist, dass der Verkäufer alle verfügbaren Modell-Konfigurationen einfach im Portal auswählen und den Kunden auch sofort über den Liefertermin seines Wunschfahrzeugs informieren kann. So kommen die Kunden schneller zu Informationen zu ihrem neuen Toyota und fühlen sich optimal betreut“, beschreibt Losan den Nutzen digitalisierter Prozesse. Das neue Portal automatisiert auch die Korrespondenz: Der Händler bekommt alle wesentlichen Daten des gewählten Fahrzeugs, die für die Bestellung notwendig sind, per E-Mail zugeschickt. Bei Flex-Anfragen, die eine Änderung der Konfiguration eines bereits in Produktion befindlichen Fahrzeugs betreffen, erhält er auch einen Hinweis auf die Dringlichkeit. „Mit der neuen Lieferauskunft haben wir die Verfügbarkeit aktueller Informationen für unsere Kunden und Kollegen weiter erhöht. Heute setzen rund 160 Händler beziehungsweise Verkäufer den Service ein“, berichtet der IT-Leiter.

Mobil in die Zukunft
Mit der Digitalisierung der Lieferauskunft auf Basis der bewährten Prozesse und AS/400-Plattform hat Toyota Frey Austria die Digitalisierung als Chance genutzt. Mit geringem Aufwand konnte das bestehende IT-System erweitert und vorhandenes Wissen digital verpackt werden. Außerdem bietet das Lieferauskunft-Portal eine sehr gute Basis für die Umsetzung weiterer Services. „Wir überlegen auch, das System zukünftig für unsere Premiummarke Lexus einzusetzen.“, so Losan. Ein weiteres Thema heißt mobile, denn die Lieferauskunft ist bereits heute nicht nur auf PCs, sondern auch auf Tablets und Smartphones verwendbar. „Wir haben schon jetzt Zugriffe von Mobilgeräten, beispielsweise am Wochenende. Mobile bringt künftig noch mehr Flexibilität für Händler und Kunden“, meint Losan. „Das klassische Verkaufsgespräch ist weiterhin ein wichtiger und zentraler Aspekt beim Autokauf. Aber immer mehr Kunden informieren sich heute intensiv im Internet, bevor sie Händler besuchen. Die Automobilbranche ist gefordert, neue Ansätze wie den virtuellen Besuch im Schauraum zu entwickeln“, blickt Losan voraus.