CITAX @Airbus

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Airbus ist Europas größter Luft- und Raumfahrtkonzern. Allein in Deutschland beschäftigt das Unternehmen an 29 Standorten rd. 44.000 Mitarbeiter, weltweit sind es rd. 130.000. Der Konzern erwirtschaftete mit seinen Produkten aus den Sparten Flugzeug, Helikopter, Verteidigung und Raumfahrt im Jahr 2017 rd. 67 Milliarden Euro.

„Wir sind ein unglaublich innovatives Unternehmen,“ erklärt Carsten Radau, Verantwortlicher der CITAX Einführung des Fachbereichs Finance Systems der Airbus Operations GmbH. Jedes Jahr fließen in der Gruppe 2,8 Milliarden in Forschungs- und Entwicklungsprojekte, was Airbus zu einem der zehn forschungsstärksten Unternehmen Deutschlands macht. Aktuell liegt besonderer Fokus auf bemannten und unbemannten Fahrzeugen für die urbane Mobilität sowie elektrischen und Hybridantrieben für eine saubere Luftfahrt.
 

Raum für Optimierung

Eine manuelle Bearbeitung der bei Airbus gewährten Sachzuwendungen im Zusammenhang mit § 37b EStG ist nicht mehr zeitgemäß. „Teilprozesse liefen gut, aber im großen Stil mangelte es noch an einer optimalen Koordination sämtlicher Prozesse bei der Versteuerung sowie Verbeitragung von Sachzuwendungen,“ erläutert Radau den Beweggrund für Airbus, sich auf die Suche nach einer toolunterstützten Komplettlösung zu machen.
 

Knappe aber gute Entscheidung

„Der Leiter der Steuerabteilung Deutschland kam mit dem Ansinnen einer Toolunterstützung für die Abwicklung von Sachzuwendung auf mich zu, ein Projektsteckbrief wurde erstellt, der CFO und Arbeitsdirektor stellten sich als Sponsoren hinter das Projekt und die Geschäftsführung gab ihr OK,“ beschreibt Radau die ersten Schritte im internen Projekt. Drei Lösungsanbieter wurden gefunden und vom Projektteam evaluiert. „Kurzzeitig haben wir sogar überlegt, eine eigene Lösung von unserer IT bauen zu lassen, aber die Komplexität der initialen Definition der steuerlichen Anforderungen und  gesetzlicher Änderungen bzw. ständige Aktualisierungen haben uns davon abgebracht.“

In einem Call for Tender wurden die drei Anbieter und ihre Produkte vom Einkauf auf Herz und Nieren geprüft, die knappe Entscheidung fiel schlussendlich auf CITAX und die DCCS, die Wunschkandidaten des Fachbereichs. „Wir konnten bei der DCCS darauf vertrauen, dass ihr Produkt gut mit SAP funktioniert. Wir wollten keine zusätzliche Infrastruktur aufbauen, die bei anderen Anbietern notwendig gewesen wäre,“ sagt Radau. „Unsere Requirements wurden außerdem größtenteils durch CITAX abgedeckt, einige Funktionalitäten kamen aber von unserer Seite noch dazu.“
 

Herausforderungen gemeistert

Das Implementierungsprojekt startete im Oktober 2016. „Die DCCS wusste schon von Anfang an sehr genau, was wir alles brauchen, aber unsere zusätzlichen Requirements brachten doch einiges an Komplexität ins Projekt,“ sagt Radau. Er war mit der Unterstützung und den Leistungen vom Projektteam sehr zufrieden. „Wenn mal was nicht geklappt hat, wurde gemeinsam analysiert woran es liegt und dann zeitnah gelöst. Einige Dinge waren von uns nicht detailliert genug spezifiziert oder klar gefordert worden, aber auch bei der Abwicklung von Change Requests hat sich die DCCS als sehr fairer Partner erwiesen. Geschätzte Aufwände waren nachvollziehbar und wurden dann auch eingehalten,“ sagt Radau.

Es gab im Projekt einige Herausforderungen, wie die Reduzierung der Rollen im System und die damit verbundene automatische Suche nach Vorgesetzten im HR-System. „Das muss man erst mal können!“ lobt Radau. „Natürlich gab es da und dort Probleme, aber im Großen und Ganzen hat alles gut geklappt.“ Besonders die Einhaltung aller Termine und Zusagen streicht Radau positiv heraus. „Da hatten wir manchmal aufgrund unserer komplexeren Organisation Schwierigkeiten, ebenso pünktlich zu liefern.“ Auch die Flexibilität des Dienstleisters hinsichtlich Ressourcen, um Probleme zeitnah zu lösen, lobt der Auftraggeber.
 

Echtbetrieb und Ausblick

CITAX ging im Sommer 2017 im Pilotbetrieb mit rd. 30 Usern live. „Das System läuft stabil und ist immer erreichbar. Ein paar Kleinigkeiten müssen noch angepasst werden, aber das erste Feedback der Anwender ist positiv. Besonders jene Benutzer, die im Interimsprozess eine manuelle Dokumentation erstellen mussten, sind froh, dass dieser Prozess jetzt technisch unterstützt wird,“ sagt Radau. Zur Erleichterung der Einführung wurden Roadshows an diversen Standorten durchgeführt, eine Portal Community mit Informationen über das System aufgebaut, ein Support Team aufgestellt und sehr umfangreich an Mitarbeiter und Vorgesetzte kommuniziert. „Die Einführung von CITAX findet im ersten Schritt bei der Airbus Operations GmbH und deren Töchtern statt. Ziel ist, 2017 komplett in das System zu bringen. Dazu müssen Bewirtungen vom Altsystem noch erfasst werden. Das System ist bereit, auf weitere Teile des Unternehmens ausgerollt zu werden,“ erklärt Radau.

Einige Feinheiten sollen in naher Zukunft noch ins System kommen, so soll z.B. der Sachbezugswert, der in der Reisekostenabrechnung abgezogen wird, auch in CITAX berücksichtigt werden. „Eventuell kann die Reisekostenabrechnung ja komplett ans System angebunden werden,“ wünscht sich Radau.
 

Was ist heute besser?

Im Zuge der Einführung wurde auch eine Dienstanweisung für den Umgang mit Sachzuwendungen erstellt und im Unternehmen ausgerollt. Diese definiert und begleitet den Prozess der Versteuerung und Verbeitragung von Sachzuwendungen.

„Und wir haben jetzt die Sicherheit, mit einer systemgestützen Lösung sowohl einfache als auch komplexe Sachverhalte tax-compliant abzuwickeln,“ schließt Radau.

CITAX
Die SAP-basierte Softwarelösung CITAX ermöglicht die effektive Umsetzung der Vorgaben von § 37b EStG. Betrieblich bedingte Zuwendungen für Konzernmitarbeiter und auch externe Empfänger werden einfach erfasst und workflowgesteuert verarbeitet. Alle relevanten Daten gelangen automatisiert in die nachgelagerten Systeme Finanzbuchhaltung und Entgeltabrechnung und stehen transparent für etwaige Steuerprüfungen zur Verfügung. Im Zuge der Systemeinführung konnten zudem interne Prozesse optimiert und in einer Dienstanweisung festgehalten werden.
www.citax.eu